twitterfacebookyoutubeflickrrssmail

6 tips for mye bedre møter

6 tips for mye bedre møter

Er du en av dem som synes det er alt for mange møter i prosjektet? Kommer dere sjelden i gang før ett kvarter over tiden, og holder på mye lenger enn det som var satt opp? Og verst av alt, kommer det lite eller ingenting ut av møtene? Slik trenger det ikke å være.

Her er noen enkle grep til mye bedre møter:

1. Vær bevisst på hvem du innkaller

Trenger alle du har på listen din å være der? Er sakene relevante for hver og en av de som er invitert inn? I møter for styringsgruppen eller referansegruppen må alle inviteres, men i møter hvor du trenger bistand til én aktuell sak, er det bare noen utvalgte som trenger å delta.

2. Sørg for at du og de du har innkalt er forberedt

Har du laget en agenda for møtet og sendt ut de relevante papirene slik at de som kommer får forberedt seg? Slik legger du til rette for at det tas gode beslutninger. Ingen liker å bli overrumplet. Er møtet kun for å informere bør du vurdere om ikke informasjonen kan komme i andre former i stedet.

Harstad Profileringspool

Styremøte i Harstad Profileringspool: Fra Høyre Kristine Drechsler Hansen, Jørn Pedersen, Cathrine Berg og Bente Hoseth

3. Velg et egnet lokale for møtet

Velg lokale etter hvilken type møte du har planlagt. Skal det fattes en viktig beslutning eller skal du informere? Det er ikke sikkert at møterom på jobben alltid er egnet til alle typer møter. Den siste trenden fra USA er at man flytter små møter ut, og går en tur mens man samtaler, såkalte walk-and-talks. Et uformelt møte kan gjerne tas mens man spiser lunsj sammen.

4. Led møtet på en god måte, og involver deltakerne

Rutiner kan være viktige i møter, men ikke la dette styre i enhver sammenheng. Skal møtet bidra til å bygge team, ledes det på en helt annen måte enn om det er et styremøte. Møtelederen har en sentral rolle, og en for dominerende eller passiv møteleder kan ødelegge et møte. Her trengs det betydelige ferdigheter for å finne den riktige balansen. Det å la alle komme til ordet kan være en måte å involverer og ansvarliggjøre de som deltar.

5. Ta pauser og ha noe å servere

Ta gjerne pauser dersom møtene varer lenge. Pass på at disse tas på naturlige tidspunkt i møtet. Ha alltid vann tilgjengelig. Vann med friske sitroner eller lime gir inntrykk av omtanke. Server frukt eller annen lett mat dersom møtet varer lenge. Det er ikke så lett å ta gode beslutninger på lavt blodsukker.

6. Oppsummer og ansvarliggjør i etterkant

Et kort notat eller et referat bør skrives umiddelbart etter møtet. Dette bør distribueres til de involverte med muligheter for innspill. Her tar man med de viktigste punktene, hvilke beslutninger som ble tatt, og hvem som skal gjøre hva, til hvilken tid. Det er viktig at de prioriterte oppgavene fra møtet alltid er i samsvar med prosjektets planer og målsetninger.

For mer kunnskap om bedre møter les her.

Hva er ditt beste tips for å få til et godt møte?

Denne bloggposten er også publisert på Hegnar Online

Prosjektmadammen
Skrevet av Prosjektmadammen

Lillablogger