For å finne rytmen og sikre framdriften i prosjektet og dele opp veien fram til målet settes milepæler opp i en milepælsplan. Se video 

Store og viktige milepæler må feires. Dette er ditt ansvar som prosjektleder.

Milepælene er prosjektets hjerteslag. Derfor er de så viktig.

Milepæler i et prosjekt beskriver hva som forventes oppnådd, ikke nødvendigvis hvordan. De er en beskrivelse av en tilstand som beskriver en leveranse som prosjektet bør være kommet til i et visst stadium av prosjektet. Svein Arne Jessen påpekte følgende,

«Det viktigste er ikke å gi menneskene tid, men tidsfrister»

Milepælene danner en kjede av hendelser som gir prosjektet innhold og mening. De skal knyttes opp mot målene som er definert i prosjektet. Milepælene er prosjektets hjerteslag, fordi det er disse som bringer prosjektet stegvis framover. Hensikten med å lage milepæler i et prosjekt er at du gjennom dette arbeidet får en forståelse av oppgaven som skal løses. Du vil også få en oversikt over arbeidet som skal gjøres, samt et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser. Slik vil du lettere få grunnlag for å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeidere konkrete oppgaver som de skal følge opp i prosjektet. Det du ønsker er å sikre framdrift i prosjektet ditt gjennom å sette opp milepæler.

5 tips til hvordan formulere gode milepæler:

• Resultatløp. Hensikten med å formulere milepæler er at du i prosjektet utvikler klare resultatløp.
• Status. En god milepæl gir en bekreftelse på at en viss mengde arbeid er gjort og en retning på hva som skal gjøres videre.
• Kontroll. Milepælen må være kontrollerbar.
• Beslutning. En viktig beslutning i prosjektet må være en milepæl.
• Leveranse. En viktig leveranse i prosjektet må være en milepæl.

Teamarbeid

Gjennom milepælene fylles prosjektets mål med innhold. Milepæler må planlegges og utarbeides i et samarbeid mellom flere prosjektdeltakere. Dette vil være med på å sikre framdrift i prosjektet, da de som skal gjennomføre prosjektet også får være med å bestemme og gi innhold til hva som faktisk skal gjøres.

Logisk plan

Det er logisk sammenheng mellom tilstandene til milepælene.

Resultatløp

Milepæl 2 kan ikke nås før vi har realisert milepæl 1, det betyr ikke at man må vente med å realisere arbeidet i milepæl 2 før en har nådd milepæl 1. Denne modellen bygges ut med å sette opp flere resultatløp, for så tilslutt å sette piler mellom de ulike milepælene i de ulike resultatløpene for å vise hva som påvirker hva.

 Hvordan bygge opp en god milepælsplan:

• Nøyaktig tidspunkt. Alle milepælenes nøyaktige tidspunkt er angitt.
• Klar beskrivelse. Hver milepæl skal bestå av en klar beskrivelse av hva som skal være oppnådd på milepælstidspunktet.
• Betingelse. Hver milepæl har en beskrivelse av betingelsene for at milepælen kan bekreftes nådd.
• Oppnådd kvalitet. Hver milepæl bekrefter oppnådd kvalitet på det fullførte arbeidet.
• Overgangsfaser. Hver milepæl gir også uttrykk for viktige overgangsfaser i prosjektet.
• Beslutningspunkt. Hver enkelt milepæl er et viktig beslutningspunkt i prosjektet.

Kilder:
Andersen, E. S., K. Grude og T. Haug. (2009). Målrettet prosjektstyring. 6. utg. NKI-forlaget
Jessen, S. A. (2008): Prosjektledelse trinn for trinn – En håndbok i ledelse av små og mellomstore prosjekter. Oslo: Universitetsforlaget