Avslutning og evaluering

Du bør tenke på hvordan prosjektet skal avsluttes allerede i starten av prosjektet. Det må foreligge en plan for avslutning, overlevering, evaluering og videreføring av kunnskap. En kan tenke seg at det er 4 mulige kombinasjoner av fullførelse og avslutning. Se video

Ulike utfall av avslutninger av et prosjekt.

Årsaker til at prosjekter avsluttes før prosjektoppgaven er løst:

Prosjektet er blitt foreldet.
Arbeidsbyrdene overstiger arbeidskapasiteten.
Prosjekteier ombestemmer seg- Prosjektet nedprioriteres.
Ingen etterspør eller driver fram prosjektet.

Oppgaver som tilhører en prosjektavslutning, levere, evaluere og lukke:

Levere sluttrapport.

Beskrivelse av prosjektet.
Overholdelse av mål og rammer.
Vesentlige erfaringer.
Forslag til tiltak og oppfølging.

Det er vanlig å følge opp den skriftlige rapporten med en muntlig presentasjon. Det kan være en god måte å gjøre det på, spesielt om prosjektet er vellykket vil det være bra å selge dette inn til ledelsen.

Evaluere

Hva gikk godt, og hva er verdt å huske på neste gang?
Hva skal vi gjøre annerledes neste gang?
Hva bør vi være mer forberedt på neste gang?
Hvilke hendelser medførte evt. endringer i arbeidsmåte og mål?

Evalueringen bør være en ærlig oppsummering av erfaringer, og en plan for hvordan andre kan lære av disse erfaringene. Jessen (2001) sier at læring defineres som varig endring av adferd.

4 grunner til at evaluering kan være en vanskelig øvelse:

Vanskelig å trekke generell lærdom ut av en unik situasjon.
Arbeid i prosjekt er annerledes enn rutinearbeid.
Liten interesse i prosjektgruppa for evaluering dersom det har ført til få reelle resultater eller oppfattes som mislykket.
Ønske om å legge det bak seg, og heller starte på noe nytt.

Lukke

Markere med en feiring at prosjektet er avsluttet.

Nyttige spørsmål i forbindelse med avslutningen av et prosjekt:

Er det holdt prosjektavslutningsmøte med de involverte parter?
Har oppdragsgiver meldt tilbake at prosjektets sluttprodukt eller resultat er mottatt og akseptert?
Er prosjektorganisasjonen oppløst slik at alle vet at prosjektarbeidet er over?
Er prosjektets eksterne samarbeidspartnere informert om at prosjektarbeidet er avsluttet?
Er innsamlet erfaringsmateriale gjort tilgjengelig?
Er teknisk utstyr prosjektet har brukt tilbakeført eller avhendet?
Er prosjektregnskapet overlevert og revidert på en tilfredsstillende måte?
Er styringsgruppe, rådgivende gruppe eller tilsvarende blitt takket for samarbeidet?
Har prosjektet medført videreføringsideer som er tatt vare på?