Rapportering handler om å beskrive hva som har skjedd i prosjektet og hvordan situasjonen er på et gitt tidspunkt. Framdriften i prosjektet rapporteres til styringsgruppe, finansiører og/eller eierorganisasjon. Oppfølging handler om å gjøre noe med det rapporten viser. Oppfølging er ledelse, det vil si å analysere situasjon, velge tiltak og gjennomføre dem. Det kan i mange tilfeller bety at de opprinnelige prosjektmål må endres i forløpet. Se video 
«Målet er ikke å komme tilbake til den opprinnelige planen, men å skape et best mulig resultat ved prosjektets avslutning ». Per Willy Hetland.
Prosjektets resultat er avhengig av at de som eier prosjektet og skal gjøre bruk av resultatet er fornøyde. Dette gjør du gjennom kvalitetssikring av framdriften med å ha fokus på følgende:
- Kvalitet. Levere underveis i prosjektet til planlagt kvalitet eller bedre.
- Hold tidsfrister. Lever til rett tid og lever milepæler til oppsatt tid.
- Hold budsjett. Styr etter oppsatte utgifter og inntekter. Den største utfordringen her er å ha kontroll over utgiftene. Lag gode avtaler, samt ha et system som sikrer at du har oversikt på det som koster penger i prosjektet. Ha systemer for å varsle avvik slik at man raskt kan sette inn tiltak for å komme på rett kjøl.
- Informer. Gi relevant informasjon til rett tid til interne og eksterne aktører i prosjektet.
- Bygg relasjoner og allianser. Samarbeid effektivt slik at prosjektet får drahjelp i fra de rette personene.
- Vær etisk. Ta gode avgjørelser som tåler dagens lys. Ikke bare med tanke på det som du faktisk skal oppnå i prosjektet, men også med tanke på god etikk.
4 forhold som bør gis spesiell oppmerksomhet ved evaluering av status i et prosjekt:
- Kvalitet. Er egenskapene i prosjektets leveranser god nok?
- Tid. Er fremdrift av prosjektet slik vi har sagt den skal være?
- Ressurser. Bruker du ressurser i form av mennesker og penger på rett måte for å nå målene?
- Risiko. Hvordan er risikobildet og hvordan har denne endret seg over tid?
Teamklima
Å lede prosjekter skiller seg fra det å lede organisasjoner. Du er leder for et prosjektteam som kan bestå av flere ulike faggrupper fra ulike avdelinger, som du er uten personalansvar for. Det blir da ekstra viktig å bygge opp et godt teamklima slik at du sikrer leveransene i prosjektet.
5 tips for godt teamklima:
- Felles syn. Gjennom arbeidet med planverket har alle en felles forståelse av hva som skal gjøres og hvordan arbeidet skal prioriteres for å nå prosjektets mål. Personer blir selvgående og behovet for styring reduseres. Frihet under ansvar.
- Forpliktelse. Alle i prosjektet føler en forpliktelse for å utføre den oppgaven de har ansvaret for samt levere til avtalt kvalitet.
- Gjensidig respekt. Teamet bør bestå av ulike mennesketyper med variert kompetanse slik at de på ulike måter kan bidra inn i prosjektet. Om personene i teamet har en grunnleggende gjensidig respekt for hverandre vil det kunne tåles meningsforskjeller og diskusjoner til prosjektets beste.
- Tillit. Om det er tillit mellom menneskene i teamet vil det være trygt å si det man faktisk mener. Det vil være rom for kreativitet, uten at det er redsel for å dumme seg ut eller å bli kritisert.
- Involvering. Hver enkelt prosjektdeltaker har selv plikt til å involvere seg og delta der det er naturlig. Det er prosjektleder sitt ansvar å sørge for at de som sitter med kompetanse eller med informasjon blir involvert i prosjektet på en god måte.
Det kan være lurt å sette opp egne trafikkregler for prosjektet. Disse reglene bør defineres av teamet i forkant av prosjektoppstart. Det er lettere å godta regler som man selv har vært med på å utforme.
Kommunikasjon
Ta kontroll over kommunikasjon i prosjektet på alle nivå. Dette vil ha innflytelse på om jobben blir gjort og hvor godt jobben blir gjort.
8 tips for god informasjonsflyt:
- Del informasjon. Vil du ha informasjon, så må du gi informasjon.
- Snakk med folk. Problemer løses snarere ved å snakke med dem enn å skrive notater om dem. Muntlig informasjon fremmer nærhet, er rask og sikrer deg umiddelbar tilbakemelding.
- Ta deg tid til å lytte. Husk det er en grunn til at man har to ører og en munn.
- Vær åpen og ærlig. Gi rett informasjon til rett tid.
- Forebygg konflikter. Hold deg til saken og unngå personlige stikk. Skill mellom den faktiske situasjonen og slik du opplever den.
- Vær tydelig. Ta standpunkt i viktige saker.
- Segmenter. Finn ut hvordan dere kan skape bevissthet om prosjektet, hvem målgruppen er, og hva budskapet skal være.
- Vær klar og kortfattet. Tenk på TV-reklamen som kommer ofte og i korte snutter.
Magefølelsen
Du vet best selv når du har tatt gode eller dårlige avgjørelser så stol på deg selv.Stol på magefølelsen. Om det kjennes ut som om du har tatt en rett beslutning så har du nok det.
Andersen, E. S., K. Grude og T. Haug (2009) Målrettet prosjektstyring. 6. utg. NKI-forlaget.
Jessen, S. A. (2008) Prosjektledelse trinn for trinn – En håndbok i ledelse av små og mellomstore prosjekter. 2 utg. Oslo: Universitetsforlaget.
Esnault, M. (2005) Prosjektoppstart. Du har ikke tid til å ha det travelt. Gyldendal Akademisk.
