Gjennom å etablere en prosjektorganisasjon velges hvilke personer og grupper som skal ha en formell rolle i din organisering. Se video 

8 tips til egenskaper hos prosjektledere:

En av de viktigste beslutningene som tas på veien til et godt prosjekt er å velge den rette prosjektlederen.

• Entusiasme. Er påtenkt leder entusiastisk overfor prosjektoppgaven?
• Kompetanse. Har vedkommende en faglig kompetanse som passer prosjektets størrelse og type?
• Administrativ erfaring. Har vedkommende en administrativ erfaring og kompetanse som passer prosjektets størrelse og type?
• Nettverk. Har vedkommende god kontakt «oppover» mot ledelsen, oppdragsgiver og bruker?
• Kommunikasjon. Har vedkommende et godt horisontalt verktøy som vil styrke prosjektet? Er vedkommende flink til å kommunisere skriftlig og muntlig?
• Motivator. Har vedkommende evner til å motivere andre?
• Personlig stil. Er vedkommende flink til å holde orden og villig til å yte ekstra arbeidsinnsats om nødvendig?
• Fokus. Er vedkommende flink til å få ting unna og til å konsentrere seg om det viktigste?

NB! Hvem bør ikke være prosjektleder:

1. Teknokraten – teknisk fokusert, glemmer ledelse.
2. Pedanten – skjema og rapporter.
3. Selgeren – snakker mye handler lite.

2 tips til når prosjektet bør en ha styringsgruppe:

Består gjerne av ledere i eierorganisasjonen med myndighet og bidrar til at ansvaret for prosjektgjennomføring ikke kun blir pålagt prosjektleder.

• Når prosjektarbeidsformen er ukjent i virksomheten.
• Prosjektet går på tvers av organisasjonsmessige grenser eller involverer flere virksomheter.

 Styringsgruppen sine 5 viktigste ansvarsområder: 

• Kvalitetsikre planverket. Godkjenne planene for prosjektet som prosjektbeskrivelsen med milepælsplan, budsjett ol.
• Kvalitetsikre forpliktelser. Sørge for at prosjekteier lever opp til sine forpliktelser.
• Rett person på rett sted. Kvalitetsikre at de riktige personene blir valgt til prosjektoppgavene.
• Oppfølging av planverket. Kontrollere prosjektstyringen.
• Gi anerkjennelse og ros når prosjektmål nås.   

3 tips til hva som er viktig når arbeidsgruppen skal etableres:  

Arbeidsgruppen er de som til daglig jobber med prosjektet.

• Gode samarbeidsvilkår. Deltakere som har tillit og respekt overfor hverandre.
• Divergens og kompetanse. Kyndighet på ulike områder (ikke for like).
• Motivasjon. Deltakere som er motiverte og kan delta helt til mål. 

3 tips til hvordan referansegruppen kan brukes:

Dette er det formelle nettverket av personer med ekspertise som har verdi for prosjektet.

• Nettverksbygging. Om det er nødvendig kan referansegruppen innkalles til jevnlige møter, eller enkeltpersoner kan bli kontaktet ved behov.
• Rådgivende. Den skal gi innspill til arbeidsgruppen, men har ingen direkte makt i prosjektet.
• Nødvendig? Om du ikke trenger referansegruppe så la være å opprette en. Den er ikke alltid nødvendig.

Interessentanalyse

Gjøres for å identifisere hvem som har interesse av prosjektet, og som kan influere på det:

Kartlegg videre deres grad av interesse i prosjektet sett i sammenheng med hvilken makt og innflytelse de potensielt kan ha i prosjektet. Slik kan man videre legge en strategi og bruke tiden på de viktige interessentene.

6 tips til hvordan du kan fylle interessentanalysen med innhold:

• Interesseområde. Hvor opptatt er de av spesielle leveranser eller gevinster?
• Bidrag. Ressursinnsats i form av arbeid eller finansiering. Her kan det være både positive og negative bidrag.
• Forventninger. Hva håper de ulike partene på skal komme ut av prosjektet?
• Makt. Interessenters mulighet til å påvirke prosjektet positivt eller negativt.
• Strategi.  Hvordan bør en håndtere de ulike interessentene? Du kan inkludere dem, informere dem osv.
• Ansvaret. Hvem skal være ansvarlig for å håndtere de ulike interessentene? Håndteringen av de viktigste interessentene må inn i milepælsplanen.

Velg ut de interessentene som er viktig for ditt prosjekt. Invitere dem inn i prosjektet kan være en mulig løsning. derfor kan det være lurt å gjennomføre en interessentanalyse i forkant av etableringen av prosjektorganisasjonen.

Andersen, E. S., K. Grude og T. Haug (2009) Målrettet prosjektstyring. 6. utg. NKI-forlaget.
Jessen, S. A. (2008) Prosjektledelse trinn for trinn – En håndbok i ledelse av små og mellomstore prosjekter. 2 utg. Oslo: Universitetsforlaget.