I dagligtalen bruker vi begrepet milepæler om betydningsfulle hendelser i livet, eksempelvis konfirmasjon eller den første jobben din. Begrepet kommer opprinnelig fra latin og betegner et veimerke som stammer fra en romersk mil. Romerne var viden kjent for sin veibygging og herav kommer utrykket «alle veier fører til rom». På veiene hvor de romerske legioner marsjerte, stilte de opp steiner for å markere distansen (ca. 1,482 km). Merkingen antas å ha hatt med dagsmarsjer og hvile å gjøre. Disse steinene ble siden kjent som milepæler.
Et gammelt, men hyggelig bilde fra en viktig milepæl i vår familie, min datters konfirmasjon. Foto: Øivind Arvola.
Kjært barn har mange navn. Milepæler kan også omtales som for eksempel delmål (Kolltveit, Reve & Lereim, 2009), eller som tidsplanlegging (Karlsen, 2013). En milepæl beskriver en tilstand som prosjektet bør være kommet i på et visst stadium i prosjektets livsløp (Andersen, Grude & Haug, 2012). Gjennom å definere milepæler sikrer du at prosjektet blir planlagt fra begynnelse til slutt. Milepælene danner en kjede av hendelser som gir prosjektet mening (Karlsen, 2013) og som forteller historien om prosjektet fra a til å. Ved å sette opp prosjektets milepæler får vi oversikt og kontroll over hva som skal skje.
Hvordan jobbe for å få laget milepæler i en milepælsplan
- Brainstorming. For å komme i gang med å lage milepæler i et prosjekt, foreslår Esnault (2005) å gjennomføre en brainstorming. Med basis i prosjektets mål, lar du alle milepælene som er relevante for å nå målet komme frem mer eller mindre usortert.
- Analyser. Finn milepælenes avhengighet til hverandre. Ved å sette milepælene opp i en logisk rekkefølge kan du sikre framdriften i prosjektet, samtidig som du sikrer at prosjektet er på rett kurs (Kolltveit, Reve & Lereim, 2009).
- Tid. Vurder mulighetene for å nå milepælene i tide, ikke for tette. Vurder fortløpende om den enkelte milepælen får oss nærmere resultatet (Andersen, Grude & Haug, 2012)
- Systematiser. Sett de opp på en A4 side i en milepælsplan. Karlsen (2013) anbefaler at en milepælsplan skal presenteres på en A4-side slik at den er oversiktlig og forståelig for både medarbeidere og ledelsen i et prosjekt.
Hovedhensikten med å lede prosjekter må nemlig alltid være den samme: å levere et verdifullt og målsatt sluttresultat (Jessen, 2008) Milepælsplanen legger grunnlaget for å nå prosjektets resultat. Prosjektets resultat defineres gjennom prosjektets mål, og dermed kan milepælsplanen bidra til at prosjektmedarbeiderne drar i samme retning.
Her er en milepælsplan for en konferanse, laget med utgangspunkt i Jessen (2008) sitt eksempel.
Hvordan bygger du opp ditt prosjekt sin milepælsplan?
Andersen, E. S., Grude, K. V. & Haug, T. (2012). Målrettet prosjektstyring. 6. utg. Bekkestua: NKI-forlaget.
Esnault, M. (2005). Prosjektoppstart : du har ikke tid til å ha det travelt. Oslo: Gyldendal akademisk.
Jessen, S. A. (2008). Prosjektledelse trinn for trinn: en håndbok i ledelse av små og mellomstore prosjekter (SMPer). Oslo: Universitetsforlaget.
Karlsen, J. T. (2013). Prosjektledelse. Fra initiering til gevinstrealisering. 3. utg. Oslo: Universitetsforlaget.
Kolltveit, B. J., Reve, T. & Lereim, J. (2009). Prosjekt : strategi, organisering, ledelse og gjennomføring. 3. utg. Oslo: Universitetsforlaget.
