For å finne rytmen og sikre framdriften i prosjektet og dele opp veien fram til målet settes milepæler opp i en milepælsplan. Se video

NB! Store og viktige milepæler må feires. Dette er ditt ansvar som prosjektleder.

Prosjektets hjerteslag

Milepæler i et prosjekt beskriver hva som forventes oppnådd, ikke nødvendigvis hvordan. De er en beskrivelse av en tilstand som beskriver en leveranse som prosjektet bør være kommet til i et visst stadium av prosjektet. Svein Arne Jessen påpekte følgende,

«Det viktigste er ikke å gi menneskene tid, men tidsfrister»

Milepælene danner en kjede av hendelser som gir prosjektet innhold og mening. De skal knyttes opp mot målene som er definert i prosjektet. Milepælene er prosjektets hjerteslag, fordi det er disse som bringer prosjektet stegvis framover. Hensikten med å lage milepæler i et prosjekt er at du gjennom dette arbeidet får en forståelse av oppgaven som skal løses. Du vil også få en oversikt over arbeidet som skal gjøres, samt et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser. Slik vil du lettere få grunnlag for å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeidere konkrete oppgaver som de skal følge opp i prosjektet. Det du ønsker er å sikre framdrift i prosjektet ditt gjennom å sette opp milepæler.

5 tips til hvordan formulere gode milepæler:

Resultatløp. Hensikten med å formulere milepæler er at du i prosjektet utvikler klare resultatløp.
Status. En god milepæl gir en bekreftelse på at en viss mengde arbeid er gjort og en retning på hva som skal gjøres videre.
Kontroll. Milepælen må være kontrollerbar.
Beslutning. En viktig beslutning i prosjektet må være en milepæl.
Leveranse. En viktig leveranse i prosjektet må være en milepæl.

Teamarbeid

Gjennom milepælene fylles prosjektets mål med innhold. Milepæler må planlegges og utarbeides i et samarbeid mellom flere prosjektdeltakere. Dette vil være med på å sikre framdrift i prosjektet, da de som skal gjennomføre prosjektet også får være med å bestemme og gi innhold til hva som faktisk skal gjøres.

Logisk plan

Det er logisk sammenheng mellom tilstandene til milepælene.

Resultatløp

Milepæl 2 kan ikke nås før vi har realisert milepæl 1, det betyr ikke at man må vente med å realisere arbeidet i milepæl 2 før en har nådd milepæl 1. Denne modellen bygges ut med å sette opp flere resultatløp, for så tilslutt å sette piler mellom de ulike milepælene i de ulike resultatløpene for å vise hva som påvirker hva.

Hvordan bygge opp en god milepælsplan:

Nøyaktig tidspunkt. Alle milepælenes nøyaktige tidspunkt er angitt.
Klar beskrivelse. Hver milepæl skal bestå av en klar beskrivelse av hva som skal være oppnådd på milepælstidspunktet.
Betingelse. Hver milepæl har en beskrivelse av betingelsene for at milepælen kan bekreftes nådd.
Oppnådd kvalitet. Hver milepæl bekrefter oppnådd kvalitet på det fullførte arbeidet.
Overgangsfaser. Hver milepæl gir også uttrykk for viktige overgangsfaser i prosjektet.
Beslutningspunkt. Hver enkelt milepæl er et viktig beslutningspunkt i prosjektet.

SAMHANDLINGSKORT

Samhandlingskortet viser hvem som har ansvaret for hva mellom og på milepælene, og er bygget opp rundt følgende rollefordeling:

B  = Hovedansvarlig beslutningstager 
A  = Ansvarlig for utførelsen av arbeidsoppgaven 
SK = Skal konsulteres 
KK = Kan konsulteres
KI = Kan informeres

4 tips til rollefordelingen

De to første rollene er obligatorisk.
De to siste viser muligheter. Når en kommer nærmere milepælen vil du lettere kunne vurdere om de faktisk trengs.
De som skal informeres bør være spurt på forhånd om de er interessert å ha denne rollen
Settes opp på en A4 side

Tabellen nedenfor viser hvordan du kan ta utgangspunkt i milepæler i et konferanseprosjekt og lage et samhandlingskort. Om du ikke har prøvd dette før anbefaler jeg deg å teste ut dette verktøyet. Det er til god hjelp, om det i prosjekt er uklart hvem som eier beslutningen, eller om det er uklart om hvem som er ansvarlig for at milepælen er oppnådd.

Kilder:
Andersen, E. S., K. Grude og T. Haug. (2009). Målrettet prosjektstyring. 6. utg. NKI-forlaget
Jessen, S. A. (2008): Prosjektledelse trinn for trinn – En håndbok i ledelse av små og mellomstore prosjekter. Oslo: Universitetsforlaget