twitterfacebookyoutubeflickrrssmail

Slik gir budsjett prosjektsuksess

Slik gir budsjett prosjektsuksess

Ordet budsjett stammer fra det gammelfranske ordet «bougette», som betyr lærsekk. Den som hadde ansvaret for landets finanser brakte med seg pengene i en sterk lærsekk som fungerte som datidens stresskoffert.

BAKgården hadde i 2013 et totalbudsjett på 3,7 millioner kroner, og ligger, etter de siste prognosene, an til å få et overskudd på mellom 100 og 150.000 kroner. I likhet med milepælplanleggingen, er prosjektbudsjetteringen et ovenfra og ned-arbeid. Det vil si at vi starter med målet. Utfra dette utarbeides det milepæler og kontrollpunkter, der kostnader og inntekter fordeles for å bidra til at man trinnvis oppfyller målet som er satt. For BAKgården gis det en totalramme av prosjekteier Harstad Profileringspool. Prosjektet bygges så rundt milepæler og erfaringstall, siden dette er et gjentagelsesprosjekt. Denne måten å bygge budsjett på passer best for små og mellomstore prosjekter.

okonomisk-styring

6 tips til hvordan budsjettet kan bidra til prosjektsuksess

Delegering – Prosjekteier Harstad Profileringspool gir prosjektleder, som er festivalsjefen, myndighet til å ta beslutninger. I BAKgårdens budsjett er det avsatt en samlet sum til artister, og det blir dermed festivalsjefen som tar beslutninger og prioriterer hvilke band som skal spille de ulike dagene.

Kontroll – For festivaler er det spesielt viktig å ha kontroll over utgifter og inntekter, da de har en ekstra utfordring: kostnadene kommer først, og inntektene kommer til slutt. I følge BAKgårdens kontrakter skal artistene ha betalt forskuddsvis, mens billettinntektene, i dette tilfellet fra Billettservice, kommer inn en uke etter at festivalen er avsluttet. For BAKgården settes det derfor opp et likviditetsbudsjett. Med en solid eier i ryggen, kan de drive festivalen uten kassakreditt eller garantier. I offentlige prosjekter er det mest vanlig at finansieringen må være på plass før prosjektet får starte opp.

BAKgården lørdagskveld

Samlet artisthonorar var på 2.108.000,- for BAKgården 2013. Halve honoraret utbetales i det kontrakten signeres, noe som kan være opptil åtte måneder før festivalen avholdes. Det resterende utbetales en til to uker før artistens opptreden. I tillegg kommer reise, opphold, bevertning og andre ønsker i henhold til kontrakten.

Kommunikasjon – Hva er viktig, og hva skal prioriteres? Dette vil synliggjøres gjennom størrelsen på postene i budsjettet. Det er lettere å kommunisere hva som er viktig i prosjektet, både eksternt og internt, om man har lagt en økonomisk plan. Ryddig økonomi er også viktig i konkurransen om sponsorkronene, noe som er avgjørende for driften av prosjekter som BAKgården.

«Plans are nothing. Planning is everything». D. Eisenhower.

Planlegging – Man blir tvunget til å ha en plan over hvordan man skal få inn penger, og hva man skal bruke dem på. Planen i seg selv er ikke så viktig, men det er selve planleggingen. Budsjettet brukes til å kontrollere prosjektet mot de oppsatte målene. Ett mål for årets BAKgård var å etablere FORgården som en god plass å være, med mat og drikke for de som ikke ønsket å høre på alle artistene. Dette kom frem i budsjettet gjennom ekstra avsatte ressurser til dekor og rigging av området.

Styring av ressurser – Gjennom å utvikle budsjettet vil man få kartlagt hvilke ressurser som faktisk trengs for å få gjennomført prosjektet.

Koordinering – I budsjettarbeidet kreves det at alle personer og avdelinger kommuniserer godt. Fagfolkene som har best kompetanse på sine områder, må få være med på å legge premissene også for kostnadene. BAKgården har som filosofi å bruke lokale leverandører så langt det er mulig. Slik sikrer de at kompetansen som bygges opp rundt festivalen blir i byen, og også kan brukes på andre områder.

For BAKgården er budsjettet et viktig styringsverktøy, og en av suksessfaktorene for denne festivalen. Og for dem er det en forutsetning for å drifte festivalen, at det alltid er penger i igjen i lærsekken når året er omme.

Les mer om budsjett og prosjekt her.

Denne bloggposten er også publisert på Hegnar.no

Prosjektmadammen
Skrevet av Prosjektmadammen

Lillablogger