Ofte er det fristende å begynne rett på nærliggende aktiviteter når man skal starte et prosjekt. Det viser seg imidlertid at ved å utarbeide en plan før du starter opp, øker sjansene for at ditt prosjekt blir en suksess. Her er noen gode grunner til at planlegging fører til suksess:
1. Planen er prosjektlederens viktigste arbeidsverktøy.
Selve planen er ikke det viktigste, det er arbeidet med å lage den som betyr noe. Er planen godt utarbeidet vil den ofte sitte i ryggmargen til prosjektleder. Om du er så heldig å få lede prosjekter, så er planen du utvikler ditt viktigste verktøy for å lykkes. Jeg anbefaler derfor at du tar eierskap til planen og gjør den til din egen. Det er med utgangspunkt i denne at du blir målt på om ditt prosjektet har blitt en suksess eller ikke. Og rundt neste sving blir det dette som viser om du har lyktes som prosjektleder.
2. Planen sikrer leveringen av prosjektet.
Det å iverksette og gjennomføre et prosjekt, krever mye arbeid. For å vite at du har lyktes, og at du har nådd dine mål, må du vite hvor du skal. Det å lage en god plan for prosjektet er med på å sikre at du ikke bruker tid på unødige aktiviteter, men jobber effektivt for å oppnå målene. Hovedhensikten med å lede prosjekter må nemlig alltid være den samme, nemlig å levere et verdifullt, målsatt sluttresultat (Jessen, 2007).
3. Planen sikrer kontrollpunkter underveis, slik at kursen kan korrigeres.
Gjennom å lage en milepælsplan som skal sikre mål i prosjektet, legges det også til rette for delleveranser. Slik nærmer du deg målet steg for steg. Jobben virker mer overkommelig og du får bedre oversikt over hva som kreves av arbeid for å nå dit du ønsker. Formålet i prosjekt står alltid fast, mens målet kan korrigeres underveis. Å nærme seg målet stegvis vil avdekke behov for å korrigere kursen på et relativt tidlig stadium.
4. Planen sikrer at virksomheten og medarbeidere har eierskap til prosjektet.
Prosjektets eier vil alltid være sentral i forhold til å definere prosjektets suksess. Det er derfor viktig at prosjektet er forankret i virksomheten. Virksomhet og prosjekt må dra i samme retning (Andersen m.fl., 2009). Ta deg tid til å lage planen sammen med de andre involverte i prosjektet. Slik vil planen reflektere holdninger og verdier til de som skal være en del av prosjektet. Legg til rette for å ta diskusjoner i forkant av oppstarten. Gjennom diskusjoner får man synkronisert prosjektteamet slik at arbeidet underveis vil gli lettere. Erfaring viser at dersom et prosjekt skal kunne bli en suksess, må de som legger planen kunne leve med konsekvensene av den.
5. Planen sikrer helhetlig tenkning og viktige interessenter.
Gjennom å lage en plan, tilrettelegger du for at arbeidsmåter og hjelpemidler i prosjektet støpes etter en helhetlig tenkning. Prosjektet følger en rød tråd fra formålet til gjennomføring og evaluering. Gjennom å kartlegge prosjektets interessenter i forkant, sikrer du også at det brukes tid på de interessentene som er viktige for prosjektet, og at disse involveres på riktig måte.
6. Planen bidrar til å innfri prosjektets forventninger.
Man hører til stadighet om prosjekter som ikke innfrir forventingene (Esnault, 2005). Prosjekter kan i så måte fort bli aktuelle nyhetssaker. Særlig når det ender som med stupetårnet på Hamar, hvor budsjettet sprakk med 2000 prosent, fra 1,5 til 30 millioner. Håpet er at stupetårnet skal gjøres ferdig og tas i bruk våren 2015, seks år etter at bystyret bestemte seg for å bygge det. Offentlige prosjekter vil alltid ha et ekstra søkelys på seg, og gjennom å lage en god plan med tilhørende risikoanalyse kunne man unngått situasjoner som denne med stupetårnet på Hamar. Utfordringene for dette prosjektet ville ha vært de samme, men ved å kartlegge disse på forhånd kunne prosjektet lagt opp til at det ble knyttet andre forventinger til leveransen.
Ønsker du å lykkes med ditt prosjekt, vil jeg anbefale deg å lage en plan før du setter i gang med aktivitetene. Slik vil du jobbe smartere og ta gode valg for å oppnå de målsetningene som du har satt for prosjektet ditt.
Kilder:
Andersen, E. S., K. Grude og T. Haug. (2009). Målrettet prosjektstyring. 6. utg. NKI-forlaget
Esnault, M. (2005) Prosjektoppstart. Du har ikke tid til å ha det travelt. Gyldendal Akademisk
Jessen, S. A. (2008) Prosjektledelse trinn for trinn – En håndbok i ledelse av små og mellomstore prosjekter. Oslo: Universitetsforlaget.
Jessen, S. A. (2007) Utviklingen innen faget prosjektledelse, Magma, 5/2007.
